UCC eli Unified Communication ja Collaboration

IBM:n UC-ratkaisuista Pohjoismaissa vastaava Brendan Buckingham uskoo UCC eli Unified Communication and Collaboration ratkaisujen rajuun myynnin kasvuun. Tutkimusyhtiö Gartnerin arviona on + 25 % vuodessa, mutta Buckingham panee paremmaksi.

"Maailmanlaajuisesti puhutaan miljardi-investoinneista, ja Suomessakin eri arvioiden mukaan jopa kymmenien miljoonien eurojen markkinapotista lähivuosina. Alamme ymmärtää, mikä saa ihmiset haluamaan tietojen jakamista. Se on onnistumisen edellytys", Brendan Buckingham sanoo.

Kun sähköposti ja puhelin eivät riitä, tarvitaan uusia kommunikointivälineitä. Uusien ryhmätyöohjelmistojen avulla organisaatiot tehostavat tuottavuuttaan - ja houkuttelevat nuoria työntekijöitä, jotka ovat tottuneet esimerkiksi pikaviestiohjelmien käyttöön.

Skidit ja nörtit ovat mesettäneet ja irkanneet toistakymmentä vuotta. Nyt on suurten yritysten vuoro "herätä". Vuorovaikutuksesta, organisaation virtuaalisoitumisesta, yhteistyöstä, kollaboraatiosta, Facebookista, Twitteristä, Jaikusta, Skypestä jne. puhutaan nyt liituraitaporukoissa.

• Enterprise herää!
• Vuorovaikutuksella tehdään rahaa
• Ovia avataan ja avoimuus lisääntyy
• Sisäisen yhteistyön lisäksi joudutaan avautumaan kumppaneiden ja asiakkaiden suuntaan
  

Ucc- (unified communication and collabaration) eli viestintä- ja ryhmätyöratkaisut ovat vielä siinä vaiheessa, että markkinat ovat kovassa kasvussa, vaikka esimerkiksi pikaviesteistä on puhuttu jo kymmenen vuotta.

• Sähköpostit tukossa
• Kuka vastaa sähköposteihin?
• Liitetulvan hallinta
  

Ennemminkin kuin pussillisesta uusia temppuja viestintäratkaisujen tehokäytössä on kyse siitä, että yrityksessä ollaan halukkaita virtaviivaistamaan prosesseja. Myös prosessien uudistaminen kuulostaa kuluneelta termiltä, mutta jotta eduista pääsisi todella hyötymään, täytyy prosessitkin käydä läpi.

1. Ajattelutavan uudistaminen on suurin haaste
2. Tekniikan soveltaminen ja hyödyntäminen alkaa, kun tiedetään, mitä halutaan
3. Teknisistä vaihtoehdoista ei ole puutetta
   

Esimerkiksi ryhmä- tai web-työkaluin perustettavat virtuaaliset työryhmät nopeuttavat erilaisten projektien hoitamista, kun organisaatiolla on käytössään yhteinen työpöytä riippumatta siitä, missä päin maailmaa sen osat sijaitsevat.

1. Nopeuttavat, kun saadaan porukat käyttämään
2. Osastojen väliset väliseinät joudutaan repimään
3. Ensin on ihmiseltä ihmiselle (P2P) ja myöhemmin monelta monelle (M2M) viestintää
4. Miten M2M tehdään tehokkaaksi?
5. Hierarkian esteet
6. Vaikenemisen traditio
7. Kasvojen menettämisen pelko avoimessa toimintaympäristössä
   

Uusi sukupolvi on tottunut käyttämään tämäntyyppisiä välineitä ja he odottavat voivansa käyttää niitä työssäänkin, sanoo IBM:n Pohjois-Euroopan ucc-ratkaisuista vastaava johtaja Brendan Buckingham.

"Ihmistä ei saa unohtaa!" hän jatkaa ja ketkä näitä Sosiaalisen Median ratkaisuja käyttävät? Sinä, minä ja Hentun Liisa.

Buckingham huomauttaa, että kyse ei ole yksittäisistä tuotteista vaan suuremmasta kokonaisuudesta, johon kuuluvat niin ohjelmistot kuin puheluiden integroiminen ip-alustalle. Sen rakentamisessa tulee hänen mielestään olla avoin ja kunnioittaa asiakkaan nykyistä it-ympäristöä.

IBM, Cisco, WebEx, Nokia ja monet muut ajavat samaa asiaa.

"Viestintä- ja ryhmätyöohjelmistojen käytössä on aina kyse ihmisistä. Vaikka niitä käytettäisiinkin esimerkiksi jossain tuotannonohjausprosessissa, aina tulee kohtia, joissa tarvitaan kontaktia toisiin ihmisiin. Tällöin ohjelmista voi olla suurta apua, kun ne tuntevat ihmisten tavoitettavuuden. Ohjelmin voidaan myös nopeuttaa päätöksentekoa", Buckingham toteaa.

Tuo on tietenkin kaikki totta ja itsestään selvää, mutta, miten saamme porukat innostumaan. Sosiaalisen median nopean käyttöönoton esteinä ovat sosiaaliset pelot, hierarkian murtumisen uhat pomoille ja uuden ja arvaamattoman avoimuuden hallitseminen.

Esitysten esimerkeissä uusien tuotteiden markkinoille saantiaika lyhenee 50 prosenttia! Pelkästään ip-puhelinjärjestelmän käyttöönotto säästää toiselle useita miljoonia euroja vuodessa. Kolmas pystyy leikkaamaan call centereidensä puheluiden keston puoleen, kun asiakaspalvelijoiden työvälineitä parannettiin.

Ryhmätyöjärjestelmien eduista säästöt esimerkiksi puhelinkustannuksissa ovat helpoimmin mitattavissa. Sen sijaan parantunutta työilmapiiriä on vaikeampi muuttaa euroiksi.

Oppia ikä kaikki. Olemme käyttäneet UCC-kaltaisia työkaluja vaihtelevalla menestyksellä vuodesta 2004. Alussa kokemukset eivät olleet rohkaisevia. Skype hyväksyttiin pienissä yrityksissä, koska puhelinkulut alenivat. Otimme käyttöön Basecampin projektinhallinnassa. Vuosi 2006 toi kuitenkin käänteen parempaan ja 2007 Facebook, Twitter, LinkedIn, Jaiku ja monet muut tulivat vahvasti julkisuuteen. Laaja keskustelu sosiaalisen median mahdollisuuksista alentaa UCC:n käyttöönottokynnystä suuryrityksissä.